Ausschreibungen

Ist Ihr Übersetzungsbedarf sehr groß, Sie haben aber bisher keine Erfahrung in der Zusammenarbeit mit speziellen Anbietern? Dann ist eine Ausschreibung häufig eine effiziente Möglichkeit, um eine engere Auswahl geeigneter Agenturen zusammenzustellen.

Hierbei sind mehrere Aspekte zu beachten:

  • Ist das Unternehmen anerkannt und mit den erforderlichen Ressourcen für den Auftrag ausgestattet?
  • Besitzt das Unternehmen ausreichende Fachkenntnis und Erfahrung?
  • Wie bin ich geschützt, wenn etwas schief geht?

 

Bevor Sie starten:

Es ist wichtig, alles gründlich zu durchdenken, bevor Sie die Ausschreibung durchführen. Die Agenturen müssen den Eindruck gewinnen, durch Ihr Unternehmen einen lukrativen Auftrag zu erhalten. Dadurch erscheint Ihre Ausschreibung den Unternehmen attraktiv und die Motivation, sich an der Ausschreibung zu beteiligen, wächst. Möglicherweise zögern einzelne Agenturen vorerst, Ihnen detaillierte oder vertrauliche Informationen mitzuteilen. Daher ist oftmals ein zweistufiger Prozess sinnvoll, in dem Sie die gewünschten Informationen schrittweise erfragen, wenn Sie den für Sie am besten geeigneten Partner ermitteln möchten. Die Beteiligung an einer Ausschreibung ist für eine etablierte Übersetzungsagentur Routine und diese hat viele der von Ihnen gewünschten Informationen direkt zur Hand.

Da Sie vielleicht auch in Zukunft ein Angebot von demselben Unternehmen einholen möchten, sollten Sie den Prozess so transparent wie möglich gestalten und alle Beteiligten über die Ergebnisse, auch über negative Bescheide, umgehend informieren.

Aspekte, die zu berücksichtigen sind und Fragen, die gestellt werden sollten

1. Ist das Unternehmen richtig anerkannt und mit den erforderlichen Ressourcen ausgestattet, um Ihren Auftrag zu erfüllen? Im Grunde genommen ist dies mit einer Bonitätsprüfung vergleichbar. Sie könnten sich zum Beispiel erkundigen, wann das Unternehmen gegründet wurde, wie viele Vollzeit-Mitarbeiter es hat und wo sich die Büros des Unternehmens befinden. Abschließend möchten Sie vielleicht einen Blick in die Geschäftsbücher werfen: Dabei sollten Sie berücksichtigen, dass einige Unternehmen die Einzelheiten ihrer Margenstruktur selbst intern nur ungern preisgeben. Es ist jedoch unproblematisch nach Daten zu fragen, die Sie auch beim Handelsregister oder ähnlichen Einrichtungen in anderen Ländern erhalten können.

2. Besitzt die Agentur ausreichende Fachkenntnis und Erfahrung? Fragen Sie nach, welche ähnlichen Aufträge das Unternehmen bereits ausgeführt hat. Ist die Agentur in der Lage Fallbeispiele anzugeben? Lassen Sie sich auch eine Auswahl von Lebensläufen der Übersetzer zur Einsicht vorlegen. Es ist branchenüblich in einer solchen Situation anonymisierte Lebensläufe der Übersetzer, die für die Agentur tätig sind, vorzuweisen. Erkundigen Sie sich, wer in der Agentur für die Abwicklung Ihres Auftrags verantwortlich sein wird. Wenn Sie sich in der Endphase der Anbieterauswahl befinden, sollten Sie die Agenturen zudem nach Kundenreferenzen befragen.

3. Wie bin ich geschützt, wenn etwas schief geht? Es ist schwer, einen Schaden, der durch eine mangelhafte Übersetzungsdienstleistung entstanden ist, wieder gutzumachen. Indem Sie sich mit diesem Thema auseinandersetzen, können Sie die Gewissheit gewinnen, es mit einer professionellen Agentur zu tun zu haben, wodurch die Wahrscheinlichkeit, ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erhalten, steigt. Sie sollten sich auch nach bestehenden Versicherungen erkundigen und wie der Beschwerdeprozess verläuft. Erkundigen Sie sich, welche Art von Verträgen mit den Übersetzern geschlossen wurden und natürlich, ob das Unternehmen zurzeit in Rechtsstreitigkeiten verwickelt ist.

Wir können Ihnen gerne weitere Informationen zu der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen zukommen lassen. Zudem beraten wir Sie gerne unverbindlich bei der Durchführung Ihrer Ausschreibung. Für weitere Informationen setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.